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从人工核对到智能对账:FDE用AI让线下零售对账又快又准

门店POS、商场结算和纸质资料之间的差异容易被忽略。对账有明确基线,也有可检查的结果,适合先做试点。

Q1:作为FDE,你应用AI的具体场景是什么?在这个场景下遇到的具体问题长什么样?

我一直觉得,FDE真正有价值的地方,在于找到一个和企业业务目标足够近的问题。能不能用AI做出一个东西,反而是次要的。

这个案例就是这样。客户是一家以线下零售为主的消费品企业,年营收规模达到几十亿元,门店主要开在百货公司和商业综合体里。它的资金结算链路比较特殊:门店自己的收银系统会产生一套数据,商场也会有一套结算数据,最终资金经过商场结算给企业,所以每个结算周期,都需要把两边的数据和单据重新核对一遍。

最开始客户找到我们的时候,提出的其实就是一个非常朴素的问题:对账太费人工了。

这件事情听起来很标准,甚至有点“不值得用AI”。但我后来发现,恰恰是这种事情值得仔细看。

过去店员或者店长要拿着纸质单据或单据转成的扫描件/图片,从不同系统里把数据拉出来逐项核对。整个过程基本是人工、肉眼完成。如果发现对不上,还要双方重新核对,改完之后可能还会再出现新的差异,于是不断来回拉扯。一个周期下来,可能就要花掉一两个人天。

这背后其实有三层问题。

第一层是业务问题。对账做得不够彻底,意味着有些本来应该收回来的钱可能被遗漏了。

第二层是流程问题。真正承担这项工作的往往是店员或者店长,而他们同时还背着销售指标。对账占用的时间越多,能够投入销售和门店经营的时间就越少。

第三层是信息问题。两边的数据并没有天然打通,纸质单据又增加了人工核对的成本,所以人只能不断在不同信息之间做比对。

它除了省人工,还可能直接影响收真正让我觉得这个问题值得做的,是我们后来发现:入。

过去总部甚至会给门店设一个“容忍区间”,因为大家都知道人工对账太麻烦,如果差异在一定比例以内,就干脆不再追了。可是现在,如果机器能够把这些差异找出来,那么原来被忽略的钱,就有机会重新被识别出来。这个价值就从“节省几个人天”,变成了实实在在的收入增益。

所以从FDE的角度看,我最终优先选择的是业务价值最容易被验证的场景,把“AI最酷的场景”往后放。

Q2:在你参与之前,这个问题过去是怎么解决的?

原来的解决方案逻辑非常直接:拉多个系统数据、看总额、看分项、针对差异找原因。对于一个店或者少量门店来说,人完全可以完成。

但问题是,业务规模扩大以后,人工方式的边际成本越来越高。

一个门店可能还能接受一两个小时甚至一天的核对,但当门店数量增加以后,每个周期都要重复做同样的事情。更麻烦的是,人工除了“慢”,还会产生连续的返工:发现差异、重新确认、修改,再核对;如果员工觉得某些差异不值得继续追,就可能直接放弃了。

所以,过去的方法本身并没有错,问题在于业务复杂度超过了人工方式的承载能力。

这也是为什么我后来越来越觉得,FDE做AI落地的时候,不能上来就说“原来的流程太落后了,我们用AI替代”。真正应该问的是:原来的方式为什么能够运行?它在哪个节点开始失去效率?AI究竟应该接管哪一部分?

在这个案例里,我们没有试图把整个对账流程全部AI化,而是先接管最标准、最重复、最适合自动化的那一轮核对,把人从大量机械比对中释放出来。

这也是为什么员工最后对这个方案的接受度比较高。在他们看来,这更像是“有人已经帮我做完第一轮对账了,我只需要看结果和处理真正的差异”,很少被当成“又一个需要重新学习的系统”。

Q3:后来你使用AI解决这个问题的整体思路和关键步骤是什么?

这个案例真正让我觉得有价值的,在于我们怎么选这个问题,以及怎么控制交付范围,OCR或者视觉本身反而排在后面。

第一步,是从客户提出的多个需求里排优先级。

客户当时并不只有对账一个需求,还提出过自动化客服、竞品对比等方向。

如果单纯从“AI能做什么”来看,这些事情都可以做。但站在FDE角度,我会先问一个问题:哪个事情能够最快形成业务上的正反馈?

客服可能同时涉及效率和新增商机,需要积累比较长的数据周期,才能证明商机到底增加了多少;竞品分析则涉及后续多种运营策略,最终业务结果并不容易在短时间内验证。

相比之下,对账的价值非常直接:少花多少人工,可以很快看到;少漏多少钱,也可以直接计算。

所以第一个判断,重点是哪个任务最有可能最快得到正反馈,技术上是否最先进反而次要。

第二步,是把AI放在真正适合它的位置。

我们最后采用的是OCR加视觉的方式,对纸质/图像单据和相关信息进行识别、比对,再通过自动化工作流按照周期定时运行。简单说,就是让AI完成大量重复性的第一轮核对,把已经能够确认的结果先筛出来,再让人处理真正需要判断的部分。

这个方案其实并没有什么特别“炫”的技术。

但我反而认为这很典型:FDE要做的,是找到一个足够简单、成本足够低、又能真正解决业务问题的方案,而未必是最复杂的技术。

第三步,是从一开始就考虑规模化,不只停留在Demo。

当时我们只落了上海几个门店,数量还是个位数。但客户整体门店规模比较大,所以我在方案设计时就已经考虑了后续扩展的问题。

几个门店每个周期跑一次,和几百、上千个门店在接近的时间窗口里同时运行,对系统稳定性和AI出错后的冗余要求完全不一样。

所以我们一开始就把它拆成两个阶段。

第一阶段尽可能轻量,甚至在Cherry Studio加本地电脑的情况下就可以完成;第二阶段如果真正扩展到更大规模,就需要在后端数据和冗余机制上增加更多能力。

我比较看重这一点:轻量化不等于没有规划。可以先用最小成本验证价值,但从DayOne开始,就应该知道如果验证成功,下一步怎么走。

第四步,是尽量不给一线员工增加额外负担。

这一点其实很容易被技术团队忽略。一个新的AI工具,如果需要员工额外录入数据、重新学习流程、增加操作步骤,那么员工看到的首先是“我又多了一件事”。

所以我们尽量让AI出现在原有流程里面,不让员工重新建立一套流程。最终员工拿到的是已经经过第一轮处理的结果,无需再维护一个自己的系统。

我觉得这也是AI真正落地时一个很重要的细节:不要让用户先看到自己的投入,再等待未来的收益;尽量让他第一时间感受到收益。

Q4:相比传统方式,使用AI后的实际效果如何?

最直接的变化,是时间从“人天”变成了“小时”。

案例10业务图表

图1:CherryStudio在项目里提供Agent能力,我们也单独构建了一套用户友好的前端交互与Agent

链接层

过去一个周期可能要花一两个人天,甚至因为反复核对而把周期拉得更长。现在整个过程压缩到几个小时,员工只需要处理真正需要人工判断的部分。

但如果只把它总结成“省人工”,我觉得还是低估了这个项目。

真正让我觉得意外的是,AI把原来被人工流程掩盖的问题暴露了出来。在实际数据里,有的门店差异在一两个百分点,有的能达到两三个百分点。这里面既有少收,也有多收,最终需要看净差异。但对于一家线下零售企业来说,即使只有一两个百分点,如果落到纯利层面,也已经是一个非常大的数字。

所以这个项目给我的一个很大启发是:AI的价值有时候在于,让企业终于有能力把过去因为成本太高而放弃的事情重新做起来。现在核对成本降下来了,那部分被放弃的价值就有机会重新捡回来。

目前我们落地的还是上海部分门店,未来还有进一步扩大范围的空间。

Q5:在部署AI过程中,是否遇到了新问题或挑战?你是怎么解决的?

这个案例本身比较顺,但我们其实踩过不少坑。现在回头看,我觉得主要有三个挑战。

第一个挑战,是高估AI能力,低估真实行业的难度。

我们之前做过一个国内电商横向价格对比的案例。

当时我知道这件事情不容易,因为市场上已经有专门做电商比价的公司,人家背后有数据、接口,还有各种数据来源和业务门道。但当时还是有一个判断:我们觉得AI应该能够解决其中百分之七八十的问题。

真正开始做之后才发现,现实比想象复杂得多。

国内电商平台的风控和反风控一直在博弈,平台本身对快速价格查询、模拟人为操作等行为有很强的限制。即使找到一个方案,也可能很快被平台策略堵掉。最后导致交付周期拉长,能覆盖的场景也不断缩小。

这件事情让我意识到,AI能力和真实业务难关之间,必须做匹配。不能因为模型和Agent 现在很强,就默认现实世界的问题都能解决。

本质上还是行业认知不够。

如果一个行业里已经有公司专门靠某个问题生存,那就应该先认真研究:它到底解决了什么难点?它掌握了哪些信息差?为什么这个事情值得一家公司的长期投入?

第二个挑战,是需求调研不够深,导致后面不断返工。

另一个案例是学校批改作业和智能推题。

这个需求听起来非常顺:先批改,再给分,再分析,然后根据学生情况推题;题目还来自学校自己的题库。

但真正拆开以后,问题非常复杂。

比如准确率到底要多少?批改时效要求是什么?哪些科目?批改频率多高?题库需要结构化到什么程度?推题有什么规则?学生一道难题做错之后,是应该降低难度,还是继续围绕同一个知识点给他更难的题?人工到底在哪个环节介入?

这些问题如果前期没有问清楚,后面就会不断出现需求变化。

以前软件工程时代,这叫产品经理需求没定义清楚,研发不断返工;到了AI时代,本质没有变,只不过后面的“返工成本”还可能直接表现成大量Token消耗和交付成本。

所以现在我们做FDE,会比以前更谨慎。技术调研要认真做,方案调研要认真做,业务调研也要认真做。

第三个挑战,是组织和责任边界没有提前对齐。

AI项目很容易被理解成“老板想要、FDE来做、一线员工来用”。但实际上老板、中层、一线员工关注的东西完全不一样。如果前期没有把每个层级的目标、预期、能力边界和责任讲清楚,最后很容易出现“做得不好就是FDE的问题”。

所以我现在越来越强调一件事情:不仅要和老板对齐,还要和涉及项目的不同层级分别对齐。

谁负责什么,谁投入什么,做到什么程度算成功,AI出问题之后谁判断、谁处理,都应该尽可能在前面讲清楚。

Q6:根据你的经验,我们怎么才能更好地把AI部署到实际业务中?

如果让我把这次经历总结成几个最基本的原则,我反而不会先讲模型、Agent或者工作流。我会先讲价值、优先级和信任。

第一,第一单一定要选对。

一个企业可能同时给你十个需求,但第一个项目不能只看哪个最有意思,需要综合判断:业务价值是不是足够显性、正反馈是不是来得足够快、涉及的人是不是足够少、业务流程是不是足够清晰、用户需要投入多少、技术成本是不是可控、最终价值能不能算出来。

没有所谓的“六边形完美任务”,最终一定是权衡。

对账这个案例之所以适合作为第一步,就是因为它在这些维度上比较平衡:涉及的人少,业务流程相对清晰,价值可以计算,AI成本也不高,而且员工容易接受。

第二,第一版不要追求完美,要先跑出一个正循环。

我比较建议FDE做项目的时候,第一版先解决一个边界清晰的问题。做到客户认可,做到有人真正使用,做到价值能够被看见。

当第一个正循环跑起来之后,信任就建立了。第二个需求的容忍度会更高,再继续扩大,再继续扩大,最后形成一个持续的正循环。这比一开始就承诺一个“全自动、全覆盖、一次解决所有问题”的方案,要健康得多。

第三,Day One就要想清楚交付边界。

尤其面对中大型企业,不能做到一半才告诉客户:“这个还需要你买服务器”“这个还需要增加人”“这个还要改一套流程”。

客户的资源和信任都是真实存在的。所以在第一天设计方案的时候,就应该尽可能把技术路线、资源投入、后续扩展路径和可能的边界讲清楚。

第四,不要把AI落地简单理解成“替代人”这是我自己比较坚持的一点。如果AI把一个岗位里百分之七八十的事情做掉,很容易让企业产生一个冲动:既然效率提高了,那是不是可以直接裁人?

但我认为,这很容易把AI项目变成企业和员工之间的对抗。更好的方式,是把省下来的人工带宽转移到更高价值的事情上。比如客服人员不一定继续只做客服,可以去做用户研究、销售或者其他与客户交互相关的工作;投流团队不只追求“少几个人”,更看重人均犯错率下降、人均ROI提升。

这样AI带来的,是组织的业务目标升级,降本反而退居其次。

第五,FDE最核心的能力,最后还是“懂业务”

AI真正能够被快速放大的,是后端交付能力;但最难复制的,还是前端的行业认知、需求洞察和组织理解。

所以未来FDE可能会出现分层:有一小批人特别懂行业、懂组织、懂咨询,也懂AI交付;更多的人则可以在标准化、Agent友好的任务上,通过成熟的工具完成稳定交付。

但不管是哪一层,最基本的问题都不会变。

我会要求团队一直回答这几个问题:客户真正关心什么?他以前是怎么做的?现在我们做完之后,他是怎么做的?我们到底给他创造了什么价值?和原来的方案相比,我们有什么优点,又有什么缺点?

我觉得这其实就是FDE最基本的“商业101”。会做就是会做,不会做就是不会做;懂这个行业就是懂,不懂就是不懂。不要因为AI和FDE现在很热,就把自己的能力边界包装得无限大。

真正好的FDE,在于知道什么值得做、什么现在能做,以及怎么把能做的事情做到让客户真正看到价值。

当第一个小胜仗跑出来,客户看到了价值,员工愿意使用,业务愿意继续投入,AI才真正从一个技术能力,变成了企业业务的一部分。

你的企业,值得先做哪一个场景?

从一个具体问题开始,梳理流程、数据与团队分工。

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